Atención empleadores: el IRS multará a quienes no cumplan este requisito

El IRS refuerza sanciones por errores administrativos

El W-2 es clave para evitar auditorías

Multas aumentan si hay incumplimiento intencional

El Servicio de Impuestos Internos (IRS) lanzó una advertencia clara para los empleadores en Estados Unidos: no cumplir a tiempo con la entrega y presentación del Formulario W-2 puede traducirse en sanciones económicas importantes.

La fecha límite para presentar los formularios correspondientes al año fiscal 2025 será el lunes 2 de febrero de 2026, una prórroga automática debido a que el 31 de enero cae en sábado.

Fecha límite de formulario W-2 ¿Cuáles son las sanciones del IRS?

El aviso no es menor. Cada error o retraso puede generar multas individuales que, en casos graves, superan los 600 dólares por empleado.

Filing Form W-2 and other wage statements by the January 31, 2025, deadline means that the #IRS can more easily detect refund fraud. E-file is the quickest, most accurate and convenient way to file these forms. Read: https://t.co/5GvAa0wLLS

— IRS Small Biz (@IRSsmallbiz) January 26, 2025

Para muchas pequeñas y medianas empresas, un descuido administrativo puede convertirse en un golpe financiero inesperado.

Multas que comienzan en $60 y pueden escalar rápidamente

Las sanciones por incumplimiento no son simbólicas.

Para el año fiscal 2025, las multas comienzan en $60 por cada formulario W-2 presentado tarde o con errores, una cifra que se multiplica rápidamente si la empresa tiene varios empleados.

Pero el escenario más grave ocurre cuando el IRS determina que hubo una omisión intencional.

En esos casos, la multa puede llegar hasta $680 por cada W-2, sin un límite máximo claro si el patrón de incumplimiento se repite.

¿Por qué el 2 de febrero es la fecha clave?

Todos los años, los empleadores están obligados a entregar el Formulario W-2 tanto a sus empleados como a la Administración del Seguro Social (SSA).

Normalmente, el plazo vence el 31 de enero, pero cuando esa fecha cae en fin de semana, el calendario fiscal se recorre al siguiente día hábil.

En 2026, ese día será el lunes 2 de febrero, fecha límite definitiva para evitar sanciones automáticas.

El IRS recuerda que no basta con entregar el documento al trabajador: también debe enviarse la copia correspondiente a la SSA junto con el Formulario W-3.

Qué es el Formulario W-2 y por qué es tan importante

El Formulario W-2 es uno de los documentos fiscales más importantes del sistema tributario estadounidense.

En él se registra cada dólar ganado por un trabajador y cada centavo retenido por concepto de impuestos federales, estatales, locales, Seguro Social y Medicare.

FOTO: Shutterstock

Según el IRS, todo empleador que pague $600 o más al año a un trabajador, incluso en pagos no monetarios, está obligado a emitir un W-2.

“La información del W-2 es la base para que los empleados puedan presentar correctamente su declaración de impuestos”, recuerda la agencia tributaria.

Cómo evitar sanciones del IRS

La buena noticia es que la mayoría de las multas pueden evitarse con organización y verificación previa.

El IRS recomienda que los empleadores mantengan registros de nómina actualizados y revisen cuidadosamente la información personal de cada trabajador.

Entre los datos clave que deben verificarse están: el nombre completo, el número de Seguro Social y la dirección correcta.

FOTO: Shutterstock

Un error en cualquiera de estos campos puede invalidar el formulario.

La importancia de que los montos coincidan

Otro punto crítico es la coherencia entre lo declarado en el W-2 y lo reportado previamente al IRS.

Las cantidades de salarios y retenciones deben coincidir exactamente con los registros oficiales del empleador.

Las discrepancias, incluso pequeñas, pueden activar revisiones automáticas o requerimientos adicionales.

Para empresas con 250 empleados o más, el IRS recuerda que la presentación en papel ya no es una opción.

Reglas clave para llenar el W-2 correctamente

La preparación del formulario también tiene normas técnicas estrictas.

El IRS recomienda usar tinta negra y una fuente legible, como Courier de 12 puntos, ya que los documentos se leen por máquina.

Las cantidades deben escribirse sin signo de dólar ni comas, pero con punto decimal, incluso cuando no haya centavos.

Si se comete un error, no se debe corregir sobre el mismo documento.

TE PODRÍA INTERESAR: ¡Cheques de hasta $1.700 por hijo! Así funciona el crédito tributario 2026

Qué hacer si necesitas más tiempo

Los empleadores que no logren cumplir con la fecha límite pueden solicitar una extensión mediante el Formulario 8809.

Sin embargo, la aprobación no es automática y depende de la respuesta del IRS.

Por eso, la recomendación general es clara: anticiparse, revisar y presentar todo a tiempo para evitar sanciones innecesarias.